Para que sirve una base de datos en excel

Para que sirve una base de datos en excel

Ejemplos de bases de datos en excel

Los expertos en bases de datos probablemente se sentirían ofendidos si llamara a cualquiera de ellas «base de datos». Después de todo, estas tres bases de datos de hojas de cálculo son fáciles de configurar y utilizar… no se parecen en absoluto a una base de datos «real». Aun así, estas bases de datos funcionan como una base de datos real para tus fórmulas de Excel. Si tus informes y análisis pueden obtener sus datos de uno de estos tipos de bases de datos de hojas de cálculo, puedes mejorar tus informes y análisis de forma significativa.

Cuando se configura una Tabla Simple, se definen los nombres de los rangos para todos los rangos clave, y luego las fórmulas utilizan sólo esos nombres de rangos para referirse a la tabla, nunca a las referencias de celdas. Y esos nombres de rangos sólo hacen referencia a las celdas de borde gris, nunca a las celdas con datos.

Este es el requisito fundamental para utilizar este diseño: Cuando se añaden filas o columnas de datos a una Tabla Simple, siempre se insertan las filas y columnas entre las celdas grises. De esta manera, siempre sabrás que todas las fórmulas que utilizan la tabla «verán» tus nuevos datos.

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Cuando configuras una Tabla de Excel (o simplemente «Tabla») Excel nombra cada columna de datos automáticamente. Además, cuando añades filas o columnas adyacentes a una Tabla, Excel amplía la Tabla para incluir estos nuevos datos, también automáticamente.

Cómo crear una base de datos con capacidad de búsqueda en excel

Las grandes bases de datos pueden transportar una gran cantidad de datos por la autopista de la información, algo que Excel no puede hacer. Sin embargo, Excel puede entregar pequeñas cargas útiles personalizadas, casi en cualquier lugar, de forma rápida y económica, algo que las bases de datos de gran tamaño no pueden hacer.

Una base de datos de Excel suele ser una hoja de cálculo con filas y columnas de datos, organizada y formateada de manera que las fórmulas de la hoja de cálculo puedan utilizar los datos fácilmente. Pero también puede ser un modelo de datos de Power Pivot, como verás en breve.

Es decir, Power Query recupera, da forma y limpia los datos de origen y los escribe en tablas de Excel. Luego, las fórmulas de Excel recuperan, transforman y resumen esos datos para sus informes, análisis, etc.

Power Query era el nombre del complemento que Microsoft creó para Excel 2010 y 2013 para importar datos de casi cualquier lugar a Excel. En 2016 y en adelante, encontrarás sus funciones en los grupos Datos, Obtener y Transformar Datos de la cinta de opciones y Datos, Consultas y Conexiones. Pero la mayoría de los usuarios de Excel siguen llamando a sus características Power Query.

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Plantilla de base de datos en excel

El formato básico para almacenar datos en una base de datos de Excel es una tabla. Una vez creada la tabla, utilice las herramientas de datos de Excel para buscar, ordenar y filtrar registros en la base de datos para encontrar información específica.

Al introducir los datos, es importante asegurarse de que se introducen correctamente. Aparte de la fila 2 entre el título de la hoja de cálculo y los títulos de las columnas, no dejes ninguna otra fila en blanco al introducir los datos. Además, asegúrate de no dejar ninguna celda vacía.

Los errores de datos causados por la introducción incorrecta de datos son la fuente de muchos problemas relacionados con la gestión de datos. Si los datos se introducen correctamente al principio, es más probable que el programa le devuelva los resultados que desea.

La primera fila de Criterios especifica los nombres de los campos. Cada una de las demás filas de Criterios representa un filtro, un conjunto de restricciones sobre los campos correspondientes. Las restricciones se describen utilizando la notación Query-by-Example e incluyen un valor a comparar o un operador de comparación seguido de un valor de comparación. Algunos ejemplos de restricciones son: «Chocolate», «42», «>= 42» y «<> 42». Una celda vacía significa que no existe ninguna restricción en el campo correspondiente.

Descarga de bases de datos en excel

Sin embargo, cada programa tiene claras ventajas, dependiendo del tipo de datos que gestione y de lo que quiera hacer con ellos. Por ejemplo, si su objetivo es mantener la integridad de los datos en un formato al que puedan acceder varios usuarios, Access es su mejor opción, mientras que Excel es más adecuado para datos numéricos complejos que desee analizar en profundidad.

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En muchos casos, puedes utilizar ambos programas, empleando cada uno para el propósito para el que es más adecuado. En general, Access es mejor para gestionar los datos: te ayuda a mantenerlos organizados, a facilitar las búsquedas y a ponerlos a disposición de varios usuarios simultáneos. Excel suele ser mejor para analizar datos: realizar cálculos complejos, explorar posibles resultados y producir gráficos de alta calidad. Si utilizas Access para almacenar tus datos y Excel para analizarlos, puedes obtener las ventajas de ambos programas.

Antes de decidir qué programa utilizar, puede comparar las ventajas de cada uno de ellos, aprender cuándo es mejor utilizar uno u otro y averiguar cómo trabajar con ambos programas para conseguir exactamente los resultados que desea.

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